Miten prosessien kuvaaminen tehdään?

Prosessien kuvaaminen voidaan toteuttaa organisaation omien tarpeiden mukaisesti. Tärkeintä on saada riittävän tarkka kuvaus siitä miten eri prosessit organisaatiossa rakentuvat ja miten ne ovat liitoksissa toisiinsa. Erilaiset prosessien kuvaamiseen keskittyvät ohjelmat auttavat kuvaamisen toteuttamisessa. Prosessinkuvausohjelmana Regista tarjoaa helppokäyttöisen, edullisen ja hyödyllisen työkalun koko organisaation käyttöön. Regista-ohjelman etuna on se, että saat valmiit prosessien mallipohjat käyttöösi heti alussa mikä nopeuttaa organisaation prosessien kuvaamista.

Aloita käyttö

Prosessien kuvaaminen ensimmäistä kertaa?

Tässä 7. vinkkiä miten aloitat ensimmäisen kerran prosessien kuvaamisen.

  1. Älä pyri tekemään heti täydellistä versiota  prosesseista vaan tee ensin karkea hahmotelma paperille.
  2. Kirjaa vapaasti ajatuksia prosesseihin liittyen eli esimerkiksi kirjoita ne prosessit mitkä ovat selkeästi ainakin yrityksen prosesseja kuten ”tuotanto”, ”henkilöstöhallinto”, ”myynti”…
  3. Monesti helpoin on miettiä mitä yksiköitä
    johtoryhmässä olevat henkilöt edustavat ja tämän pohjalta listata ydin- ja tukiprosessit.
  4. Organisaatiossa on monesti erilainen näkemys
    prosesseista, joten pyri löytämään paras ehdotus mikä palvelee mieluummin tarvetta kuin yksittäistä mielipidettä.
  5. Prosessikuvauksien toteuttamiseen liittyen tässä oppaassa on esitelty toimiva ja testattu järjestys mitä kannattaa noudattaa.
  6. Oppaan lopussa oleva sanasto auttaa ymmärtämään mitä eri termit tarkoittavat.
  7. Prosessikuvauksien tarkkuus on itsestä kiinni, mutta lähtökohtaisesti kannattaa kuvata vain sen verran mikä on tarpeen.

Prosessien kuvaamisessa onnistuminen? Neljä vinkkiä.

Onnistuneissa prosessikuvauksissa on muutama yhtenevä piirre. Tässä muutama asia mitkä parantavat sinun mahdollisuuttasi onnistua:

  1. Prosessikuvauksissa on tietyt säännöt mitä kannattaa noudattaa, mutta sen jälkeen yritys voi itse tehdä asioita omien toiveiden mukaisesti. Tällöin voidaan tehdä asioita mistä on oikeasti hyötyä sen sijaan, että tehdään vain mitä pitää tehdä.
  2. Toteuta prosessikuvaukset ohjelmalla missä ne ovat kaikkien saatavilla. Näin mahdollistat sen, että kuvaukset eivät jää vain pienen porukan tietoisuuteen.
  3. Organisaatiossa kannattaa määrittää se taso ja tarkkuus mihin saakka kuvaatte. Määrittääkö esimerkiksi sertifikaatti tason vai voitteko itse helposti laajentaa kuvaukset myös henkilöstöohjeeksi ja työohjeiden paikaksi.
  4. Valitse mittarit mitä voi käyttää yrityksen raportoinnissa ja kehittämisessä yhdessä prosessikuvauksien kanssa. Näin mittarit palvelevat hyvin esimerkiksi johtoryhmän työskentelyä.

Lataa Opas